MEF aprieta el control de almacenes públicos para evitar sobrestock y pérdidas

El Ministerio de Economía y Finanzas (MEF) introdujo cambios clave en la gestión de almacenes del Estado, orientados a evitar la acumulación innecesaria de bienes, mejorar la trazabilidad y fortalecer la eficiencia en el uso de los recursos públicos. La medida se formalizó mediante la Resolución Directoral N° 0015-2026-EF/54.01, publicada en el diario oficial El Peruano.

Uno de los cambios más relevantes es la implementación de mecanismos más estrictos para la rotación de existencias en los almacenes públicos. La norma dispone que los responsables deberán reportar mensualmente aquellos bienes que lleven más de un año almacenados, que estén próximos a vencer o que presenten baja rotación.

A partir de estos reportes, las áreas usuarias tendrán un plazo de 15 días hábiles para decidir si los bienes serán utilizados, redistribuidos o dados de baja. Incluso se contempla la posibilidad de gestionar canjes con proveedores en caso de productos cercanos a su vencimiento, siempre que haya sido previsto en los contratos.

Este enfoque busca reducir el sobrestock, evitar pérdidas por vencimiento y optimizar el uso de los bienes adquiridos por el Estado.

Mayor control y trazabilidad en la gestión de bienes

La resolución también refuerza los mecanismos de control en todas las etapas del manejo de bienes muebles, desde su ingreso hasta su distribución final. Se establecen procedimientos más detallados para la recepción, verificación, control de calidad, almacenamiento y despacho.

En particular, se precisa que cada movimiento de bienes debe estar debidamente registrado, ya sea en sistemas informáticos o medios físicos, incorporando documentos estandarizados como el Pedido de Atención de Almacén, el Pedido de Entrada y reportes mensuales de movimientos.

Además, se fortalece la trazabilidad al exigir que los bienes sean clasificados según su estado —liberado o bloqueado— y que se registre su ubicación exacta dentro del almacén, considerando factores como rotación, condiciones de conservación y características físicas.

Definición clara de responsabilidades y procesos

Otro aspecto central de la norma es la precisión en las responsabilidades de los actores involucrados en la cadena de abastecimiento. Se delimitan funciones entre las oficinas de abastecimiento, áreas usuarias y responsables de almacén, especialmente en procesos críticos como la verificación de calidad, la conformidad de bienes y la gestión de observaciones.

Asimismo, se establecen plazos concretos —en muchos casos de un día hábil— para la comunicación de observaciones, rechazos o conformidades, lo que apunta a agilizar la gestión y reducir cuellos de botella administrativos.

Gestión de sobrantes, faltantes y baja de bienes

La directiva también introduce mejoras en el tratamiento de bienes sobrantes y faltantes detectados en inventarios. En el caso de sobrantes, se dispone su regularización mediante saneamiento administrativo o su disposición final si no resultan útiles para la entidad.

Respecto a los faltantes, se establecen acciones específicas según su causa, incluyendo investigaciones en casos de robo, hurto o pérdidas, así como la posibilidad de determinar responsabilidades.

En ambos casos, se incorpora la obligación de adoptar medidas preventivas para evitar la recurrencia de estas situaciones.

Digitalización y uso de sistemas administrativos

La norma reafirma el uso de herramientas digitales para la gestión de almacenes, señalando que las entidades deben registrar sus operaciones en el SIGA MEF u otros sistemas, mientras se implementa el SIAF-RP. Esto busca asegurar mayor transparencia, control y disponibilidad de información en tiempo real.

Además, se incorporan nuevos formatos estandarizados para mejorar el registro y seguimiento de operaciones, como el reporte mensual de movimientos de almacén.

Exclusiones y precisiones en el alcance

La resolución también aclara qué bienes no serán objeto de almacenamiento, como maquinaria pesada, vehículos, combustible de uso directo, diarios, revistas y semovientes, entre otros. En estos casos, se establece que su control se realizará mediante registros de consumo y uso.

Con estos cambios, el MEF busca modernizar la gestión de almacenes públicos bajo un enfoque de eficiencia, control y resultados. La actualización de la directiva se enmarca en el proceso de mejora continua del Sistema Nacional de Abastecimiento, con el objetivo de optimizar el uso de los recursos públicos y reducir ineficiencias en la cadena logística del Estado.

En conjunto, la norma apunta a cerrar brechas en la administración de bienes, evitando pérdidas, fortaleciendo la transparencia y asegurando que los recursos lleguen de manera oportuna a los usuarios finales dentro del sector público.