¿Y dónde están los documentos?

10 Diciembre, 2020 / 2:02 pm

En materia tributaria podemos llevar los cálculos tributarios y pagos al día, pero algo nos puede generar una situación complicada a futuro: la falta de los sustentos de los gastos suscitados en una empresa.

Hablamos aquí de no solo los comprobantes de pago (que son hoy en día meros “indicios”), sino de una infinidad de opciones de sustentos documentarios, como serían las políticas, actas, formatos, órdenes de compra, correos electrónicos, contratos, etc.

Y esta documentación debe no solo existir al momento del desembolso del gasto, sino perdurar en el término de la prescripción, es decir, cuatro años para el IGV y cinco para el IR.

Por ejemplo, ¿recordamos hoy en día dónde están archivados estos documentos de respaldo tributario en nuestra empresa respecto de las operaciones de años anteriores?. ¿Hemos hecho algún sano “simulacro” de revisión de SUNAT (auditoría interna) y hemos generado un auto “Requerimiento” documentario, para saber dónde estamos parados?. Si la respuesta es no, preocúpese, pues no podrá probar posiblemente la fehaciencia de un gasto y será candidato a un inminente reparo futuro: el gasto le costará la tasa del IR, y no podrá tomar el crédito fiscal del IGV.

Cuando llegue la Administración Tributaria a fiscalizar, poco en verdad será el tiempo que tengamos para buscar aquel contrato de alquiler, aquella aprobación de una orden de compra, aquel informe de viaje, o será muy tarde para generar un Acta aprobando una adquisición, documento societario que finalmente nunca se dio en su momento.

Por más que pidamos -como legítima opción- la prórroga respectiva a través de las normas del Reglamento de Fiscalización, el día a día nos puede ganar en la búsqueda en el desorden interno que pudiéramos mantener.

Esto aunado al hecho de que las personas en una empresa pueden rotar, y debería entonces ser prioridad de que los documentos que se hereden, sean de rápida y fácil ubicación, además de entendibles por los sucesores.

¿Y dónde están los documentos?

La respuesta entonces debe salir rápida, precisa, certera. Así evitaremos contingencias. Recordemos que la prueba requerida y no presentada a SUNAT en una fiscalización, no se puede presentar en reclamación sino pagando previamente la supuesta deuda o afianzándola: espada de Damocles tributaria que no podemos desdeñar u olvidar.

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Francisco Pantigoso Velloso da Silveira

Profesor de la Universidad del Pacífico

Abogado Tributarista, con más de 35 años de experiencia en el área del planeamiento legal – tributario. MBA por la Universidad del Pacífico; abogado por la PUCP. Maestría en Tributación Internacional en Universidad Santiago de Compostela de España. Diolomados en Buenos Aires, U. Austral en Tributación Internacional.

 

Profesor de la Universidad del Pacífico. Experiencia en el trabajo interdisciplinario con el área contable y financiera de las empresas, con la finalidad de brindar la asesoría fiscal que disminuya el impacto tributario en el desarrollo de las diversas operaciones de las compañías. Es socio en Pantigoso y Asociados, y Director de la Maestría en Tributación de la UPC.

 

La siguiente columna versará sobre temas actuales y controvertidos en materia tributaria, con un sentido crítico y proactivo para evitar contingencias en las empresas,  a través de un adecuado planeamiento fiscal.