¡Pasito a paso con orden en lo tributario!

Si abrimos un negocio, lo primero que debemos hacer es ubicarnos en el régimen que por economía de opción sea el más idóneo. En tal sentido, se debe revisar adecuadamente el CIIU detallado de las actividades prohibidas (por ejemplo para el Nuevo RUS y el Régimen Especial de Renta).

Debemos preguntarnos, si estamos -en el devenir de actividades- guardando adecuadamente las pruebas del gasto, que tendrán efecto tanto en el IGV-CF como en el IR. Y no sólo se trata de archivar los comprobantes de pago de dichas adquisiciones, sino generar la fehaciencia de dicha erogación, es decir, llevar -por ejemplo- formatos de gastos diversos (para viajes, eventos, entrega de dividendos, etc.), consideraciones que deberían incluirse también en las actas societarias.

Imagínense el caso de una empresa archivando facturas de compra de víveres pero no explica en un formato que ello se aplicó a un evento de marketing de la empresa. Si no existe ello, incluyendo fotografías, la Administración con todo derecho considerará esto como un gasto no deducible al calificarlo de “personal”. Es aconsejable mantener políticas diversas, como las de agasajos a trabajadores, actividades de formación a los servidores, entrega de préstamos, atención a clientes, adquisiciones o renovación de activos, entre otros.

Si se inaugura una empresa utilizando los propios recursos de los accionistas, se debería justificar adecuadamente el gasto, verbigracia alquilando un espacio de la vivienda para fines empresariales, reconociendo un 30% máximo del espacio alquilado para pasar los desembolsos proporcionales de luz y agua; o dar en comodato el vehículo familiar para uso de la empresa y así pasar los gastos de gasolina y otros, bajo un estricto control documentario de dicho uso empresarial.

Recordar que incluso las boletas de venta (bajo cierto tope y adecuadamente llenadas) deberán respaldar la deducción.

Se debe tener presente que las pruebas del gasto se deben guardar por el término prescriptorio y que “no se admitirá como medio probatorio el que habiendo sido requerido por la Administración Tributaria durante el proceso de verificación o fiscalización no ha sido presentado y/o exhibido”, salvo excepciones (art. 141° del CT), por lo que la empresa debe seguir un gran rigor y cuidado documentario en el tiempo.

Como vemos, se trata de iniciarnos adecuadamente en la aventura fiscal para no generar contingencias indeseadas futuras. ¡A tomar nota!