Seres: “Las empresas deben pensar en digital la forma de gestionar su negocio”

07:13 10 Febrero, 2016

Gan@Más conversó con Carlos Velamazán, director para la Unidad de Negocio de América de Seres, líder europeo en el mercado de servicios de intercambio electrónico seguro de documentos, quien tiene muchas expectativas sobre el uso de la factura electrónica en el Perú. Nos comenta también sobre el ahorro que este sistema puede significar para las empresas.

¿Cuáles han sido los resultados de Seres en su operación en Perú y qué expectativas tienen tras la puesta en marcha del sistema de factura electrónica?

Seres ha sido pionero en proveer servicios de facturación electrónica en Perú, al igual que lo ha sido a nivel mundial puesto que llevamos 30 años en la gestión e intercambio de documentos electrónicos.

En Perú iniciamos nuestras actividades en 2013, desarrollando nuestro servicio e-Factura para cumplir la normativa peruana de facturación electrónica; en 2014 ya estábamos prestando servicio a algunos clientes peruanos, por lo que podemos decir que tenemos la mayor experiencia posible en Perú.

En este momento tenemos muy buenas expectativas de seguir aumentando el número de clientes altamente satisfechos con los servicios que les prestamos.

¿Cuál es la experiencia de la factura electrónica en otros países donde operan?

Como tenemos presencia en varios países de la región (Argentina, Colombia, Ecuador, México y Perú) y en Europa (Alemania, España, Francia, Portugal) tenemos contacto directo con muchos mercados y sus peculiaridades.

De forma genérica, podemos agrupar las experiencias en “con” y “sin” obligatoriedad. La evolución de la comunidad empresarial en unos y otros casos es diferente y los beneficios pueden ser diferentes.

En los mercados “con” obligatoriedad, el proceso de paso a la utilización de facturas electrónicas se suele asumir en las empresas como una-obligación-más; generalmente no va más allá de buscar una solución rápida y de bajo coste, sin pensar en cómo aprovechar la oportunidad de innovar procesos, optimizarlos y ahorrar costes.

En los mercados “sin” obligatoriedad, la iniciativa viene de las empresas que buscan mejorar su competitividad, para lo que se centran en automatizar procesos y buscar medios que permitan eliminar costes innecesarios.

¿Qué beneficios concretos genera la factura electrónica para la economía en general?

En todos los países la normativa suele tener un carácter de gestión de la fiscalidad a los contribuyentes; esto es, disponer de información inmediata y fiable de las operaciones sujetas a impuestos. Como resultado, el país se beneficia porque se agilizan los trámites, la disponibilidad de información y disminuyen las posibilidades de fraude.

Además de los beneficios en la gestión de la fiscalidad, el intercambio electrónico de documentos aporta a las empresas importantes mejoras en la relación inmediata y exacta con sus clientes y proveedores. Para esto, las empresas han de ir más allá de los mínimos exigidos por la normativa, aprovechar la oportunidad de entrar en el mundo digital y pensar en digital la forma de gestionar el negocio.

De aquí, la importancia de que las empresas seleccionen proveedores de servicios de facturación electrónica solventes y con experiencia: les aportamos la solución para sus necesidades inmediatas, y también, la solución para sus necesidades futuras.

No queremos ser solo un proveedor de servicios de tecnología, lo que queremos ser es un partner que acompaña a los clientes en el proceso de evolución al pensamiento digital. Esta forma de actuar nos permite tener clientes que año tras año nos confían sus proyectos de gestión electrónica de documentos.

Perú es un país con mucha desconfianza aún en los medios electrónicos (el e-commerce es muy bajo, por ejemplo) ¿Será esta una barrera muy dura de romper para que se impulse este nuevo sistemas de factura?

La desconfianza es natural y frecuente, no solo en Perú, en la mayor parte de los países donde se inician estos procesos. Podemos asegurar que es resultado del desconocimiento de lo que representa y de lo que puede representar. Una vez comprendidas las ventajas, empieza a contemplarse como una herramienta habitual y provechosa.

Cuando iniciamos nuestras operaciones en Perú, dedicamos grandes esfuerzos a hacer difusión de este tipo de servicios (eventos, conferencias, publicaciones en prensa) puesto que estamos seguros que el conocimiento elimina las barreras de aceptación.

A la fecha, en mi opinión, ya hay un buen conocimiento generalizado sobre la facturación electrónica, “como obligación”; aunque el considerarlo una “oportunidad” todavía no está ampliamente difundido.

Animamos a las empresas que estén obligadas, o no, piensen en las ventajas que les puede proporcionar, que se pongan en contacto con los proveedores que podemos facilitarles experiencia, beneficios a corto plazo y visión de futuro.

Para los empresarios (en especial, los pyme), ¿qué recomendaciones o tips para el buen manejo de la factura electrónica les daría?

En nuestra experiencia, el mejor consejo es que definan una “estrategia digital” para sus empresas y que para esta definición busquen la experiencia y la solvencia que les podemos aportar los operadores.

Que consideren que la factura electrónica, y los documentos electrónicos en general, no es un mero ejercicio técnico de sustituir el soporte papel por el soporte electrónico; es una oportunidad de mejorar la organización de sus compañías y la relación de las mismas con sus clientes y proveedores. Que busquen soluciones que impliquen el uso de una red de intercambio de documentos, y que esa red sea segura y trazable, lo que les permitirá aprovechar las ventajas de los documentos electrónicos.

Que la solución que elijan capaz de adaptarse a sus necesidades actuales y que esté preparada para las futuras.

Que analicen las ventajas de los servicios, frente al software o los desarrollos específicos.
Por ejemplo, el servicio e-Factura en Perú contempla todas las obligaciones normativas vigentes, asegura la adaptación a las normas futuras y, además, ya tiene toda las mejores experiencias y prácticas que nuestra larga experiencia nos ha permitido conocer.

¿Se tiene algún estimado de ahorro para las empresas gracias al uso de la factura electrónica?

Por ser relativamente reciente el uso de estas prácticas en Perú, no disponemos de datos suficientes y fiables para una valoración exacta; en mercados con mayor tradición y con una orientación a la reducción de costes, como son los europeos, los estudios cuantifican los ahorros en 3 dólares, aproximadamente, por factura emitida y 5 dólares, aproximadamente, por factura recibida.

Es materia de debate que estos ahorros sean directamente aplicables a la realidad peruana, aún con una posición muy conservadora que los reduzca hasta la mitad, cualquier empresa puede darse cuenta de los importes mensuales que puede ahorrar utilizando la factura electrónica.

Observemos también, que la factura electrónica es la puerta de entrada a la gestión electrónica de documentos; que hay un buen número de documentos papel que se pueden gestionar electrónicamente y de acuerdo a normativa internacional. Esto supondría multiplicar el número de ahorros unitarios.

¿Cuáles son los siguientes pasos que debería dar la legislación peruana para continuar con esa línea de digitalización de documentos, trámites, etc.?

La legislación peruana en estos pocos años ha ido incorporando varios documentos adicionales a los iniciales.

Como es natural, no dispongo de la información y desconozco visión de los legisladores, parece que lo adecuado sería dotar de seguridad y continuidad normativa a todo lo ya realizado; simplificar los informes y revisiones a los contribuyentes; dotar de un marco normativo al resto de documentos para que se fomente su paso a electrónicos.

En resumen crear el entorno adecuado para que la comunidad empresarial se motive a la innovación y modernización de las relaciones con sus proveedores, clientes, autoridades fiscales y con cualquier otro con el que intercambien documentos.

(Por Rudy Eric Palma)

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