EY Perú: Todo lo que debes saber sobre la automatización inteligente

14:42 16 Mayo, 2019

Una de las tareas más tediosas que existen dentro de las oficinas es el trabajo administrativo. Se trata de llenar registros, recolectar documentos, entre otras acciones rutinarias, que le restan al trabajador la posibilidad de estar ocupando su mente en actividades más gratificantes y rentables como idear una nueva solución para sus clientes o una nueva propuesta de valor para la compañía. Ante esta situación, la automatización inteligente se presenta hoy como la gran alternativa para evitar que este tipo de actividades necesarias perjudiquen al negocio.

“No solo el trabajador se ve afectado negativamente, sino que la empresa en su conjunto se ve perjudicada por horas muertas de productividad. Un caso típico de trabajo mecánico y poco productivo para el trabajador, por ejemplo, es el registro de facturas de proveedores. Si bien se puede creer que esta es una labor que solo le podría corresponder a una persona humana, los robots también son capaces de hacerla porque tienen la capacidad de aprender y entender qué información se encuentra en cada parte de la factura, por más que no todas tengan el mismo diseño, y por tanto, la información no siempre esté en el mismo lugar. La cuestión solo está en enseñarle qué información corresponde al registro de contribuyente, cuál corresponde al artículo, cuál al monto y cuál al impuesto, para que luego vaya reconociéndola automáticamente”, comenta Francisco Escudero, Socio de Consultoría de EY Perú.

Con la finalidad de dar a conocer qué es y cómo funciona la automatización inteligente en las empresas, EY Perú ha preparado la siguiente información:

¿Qué es la automatización inteligente? Es el proceso mediante el cual se automatiza un proceso puntual dentro de las empresas. Es decir, ya no es un trabajador humano el que realiza el proceso, sino un robot, también conocido como trabajador digita. Y es inteligente pues el robot encargado de llevar a cabo la tarea tiene la posibilidad de ir identificando tendencias que le permiten actuar de forma distinta según las condiciones puntuales que encuentre en el entorno. Los beneficios de la automatización inteligente son: disminuir los costos y errores humanos, garantizar la confidencialidad de la información y generar un uso más eficiente de los recursos.

¿Todos los procesos deberían ser automatizados? No todo tiene que ser automatizado ni tampoco esa tiene que ser la meta. El objetivo que las organizaciones buscan para optimizar sus procesos es automatizar lo que convenga para obtener un beneficio (ahorro de costos, mayor eficiencia, así como ventaja para clientes, proveedores o colaboradores). Es recomendable realizar un estudio previo, que permita identificar y priorizar qué procesos sí conviene automatizar y cuáles no. Por ejemplo, es claro que un proceso que requiere del criterio humano para hacer la toma de decisiones no es susceptible de automatización.

¿Cuánto demora implementar la automatización en un proceso? La automatización inteligente de un proceso puede tardar entre dos y cinco semanas en ser implementada en su totalidad, pero mientras tanto puede ir generando resultados parciales. Esto se debe a que este tipo de proyectos se trabaja bajo metodologías ágiles: se define un prototipo, al cual se le va añadiendo capas de complejidad o continuidad hasta llegar al final de la cadena, y así englobar todo el proceso.

Finalmente, el experto en la materia señala que: “más allá del aspecto tecnológico, también es necesario trabajar el aspecto humano, lo que se conoce como la gestión de cambio, pues la primera impresión de una persona que no está familiarizada con la automatización es que un robot viene a reemplazar o quitarle el trabajo a la gente. Sin embargo, lo que en realidad hace el robot es retar a las personas para que éstas utilicen sus capacidades y habilidades en tareas mucho más especializadas e intuitivas, y no tan rutinarias y mecánicas. Por eso, es necesario elaborar un esquema de información a fin de dar a conocer este enfoque y cambiar el paradigma preexistente; así como capacitar a las personas para que desarrollen habilidades y conocimientos en otras áreas de la empresa y, de esta forma, sigan creando valor a la organización”.

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