EY Perú: Cómo implementar el teletrabajo de forma exitosa en una organización

11:46 26 Mayo, 2020

El distanciamiento social puesto en práctica para frenar el contagio del COVID-19 ha generado que el trabajo remoto se convierta en una nueva normalidad para muchas empresas. Y, con ello, que algunas personas pasen de solo trabajar en la oficina a trabajar en casa y en muchos casos hacerse cargo de las labores domésticas, teniendo días más largos que los habituales. Por ello, es necesario que exista empatía y cercanía de los líderes con sus equipos de trabajo para afrontar esta nueva realidad con éxito.

“El trabajo remoto existe hace más de 20 años, en el tiempo su uso se focalizó en equipos con especialidades técnicas que se encontraban dispersos geográficamente. La coyuntura actual ha motivado el uso intenso del teletrabajo con personas que trabajaban de esta forma por primera vez y otros que ya sabían como hacerlo. Sin embargo, para los equipos de trabajo de áreas comerciales, administrativas y de soporte el trabajo remoto en muchos casos es algo nuevo que deben aprender”, comenta Alejandro Magdits, Socio de Consultoría para la Industria Financiera de EY Perú.

Con la finalidad que se pueda implementar el trabajo remoto adecuadamente en las organizaciones, la firma de servicios profesionales EY Perú ha preparado la siguiente información a tener en cuenta para implementar el trabajo remoto en su organización:

Dinámicas de trabajo y herramientas colaborativas: Saber usar una herramienta colaborativa como MS Teams o Mural no es suficiente, se necesita aprender las dinámicas de trabajo de equipos remotos. Esto plantea el establecimiento de un método de trabajo, de participación, de planificación y administración del trabajo, de distribución del tiempo entre trabajo colaborativo y trabajo individual, de preparación de sesiones de trabajo y de reporte.

Ciberseguridad: Tener presente las medidas preventivas para la seguridad y ciberseguridad de información. Por un lado, será necesario que el área de sistemas y seguridad informática confirme la actualización del sistema operativo y antimalware en las laptops en uso. Incluyendo las computadoras personales que pudieran ser usadas. Y, por otro, que los trabajadores tengan presente la forma de reconocer correos engañosos y páginas web fachada para no caer y propiciar la pérdida de información o del control de sus computadoras.

Soporte técnico para optimizar el trabajo: Para acabar con las limitaciones técnicas que pudieran tener los trabajadores en sus domicilios, las empresas podrían proveerlos de equipos de comunicaciones (modems inalámbricos) que les permitan acceder a una comunicación de datos vía canales de telefonía móvil y así garantizar una conexión a internet estable.

Comunicación abierta y empática: Empezar las sesiones de trabajo dedicando algunos minutos a saber cómo se encuentran todos es algo muy positivo. Asimismo, es necesario desarrollar la sesión confirmando que los trabajadores han expresado sus ideas o preguntas, y que se está progresando bien en el desarrollo del trabajo de la sesión. Herramientas como listas de control (check lists) o listas de tareas pendientes (to do lists) le permitirán a los trabajadores mantener su productividad.

Empatía y pragmatismo: El liderazgo con una dosis importante de empatía será necesario en el trabajo remoto y, en particular, en el contexto de la pandemia. Asimismo, se preferirá el pragmatismo para la planificación y ejecución de tareas.

Contacto grupal y personal: Las personas que lideran los equipos de trabajo deben considerar que en adición a las sesiones de trabajo usando las herramientas colaborativas y la comunicación remota, es necesario también, hacer algunas llamadas telefónicas para hablar con las personas en una conversación personal y preguntar cómo van, si necesitan de apoyo para alguna tarea y si tienen alguna preocupación particular. Se necesita estar cerca a pesar de la distancia.

“La nueva experiencia de trabajo remoto a la que se han tenido que adaptar muchas empresas a raíz del COVID-19 ha generado que, por ejemplo, varias del sector financiero, consultoría, legal y comunicaciones opten por trabajar por lo menos hasta la segunda parte del año con un enfoque mixto. Con ello, solo un porcentaje muy bajo de trabajadores lo hará desde la oficina y la mayoría lo seguirá haciendo remotamente. Para no fracasar en el intento, es importante que tomen en cuenta aplicar una administración y control pragmática del trabajo, con planeamiento claro y disciplina en la ejecución. Las ambigüedades o información imprecisa pueden crear mermas de tiempo y calidad en los resultados del trabajo remoto”, finaliza el especialista de EY Perú.

Comparte en:

Vea también