Covid-19: Algunos apuntes para afrontar la crisis

Por Paulo Pantigoso, Country Managing Partner EY Perú

El mundo se enfrenta a una realidad jamás imaginada y que lo ha puesto a prueba. El Perú no ha sido ajeno a esta situación, pues es parte de ese tercio de la población mundial que hoy en día se encuentra aislada dentro de su casa. El Covid-19 también ha traído retos al sector empresarial local y mundial, pues alrededor del 90% de empresas a nivel global se han visto en la necesidad de interrumpir sus cadenas de suministros, desacelerando abruptamente la economía. Ni qué decir de los retos que actualmente enfrenta nuestros sectores de sector salud, seguridad y educación. El orden del mundo, hasta donde lo conocíamos, ha dado un giro de 180°. Anticipación, motivación, mística, resiliencia, planes, micrometas diarias, Cash is King, liderazgos emergentes, información, comunicación, serenidad, fuerza, innovación, transformación digital y reajuste durante la implementación inmediata, administración diaria multitareas, trabajar más horas al día, etc., son algunos de los conceptos que escuchamos y escucharemos a cada momento, como características de una nueva normal que nos trae la crisis actual.

En el Perú, las ganas de labrarnos un día a día mejor nos han llevado a más de 20 años de crecimiento continuo. Sin retroceder mucho en el tiempo, en el 2019, nuestro PBI ascendió a cerca de US$239 mil millones y cerramos el año con una alentadora tasa de inflación de 1.9%, que muchos de nuestros vecinos en la región hubiesen deseado tener.

Según los resultados de la Encuesta Global de Riesgos 2020 de EY, realizada a directores y ejecutivos de todo el mundo, uno de los datos de mayor impacto es que casi 4 de 5 encuestados declararon que sus organizaciones no están bien preparadas para enfrentar un evento de crisis. Ante eso, me pregunto ¿si en el Perú hemos logrado recientemente hacer frente a situaciones realmente adversas, y aun así hemos logrado prosperar, por qué esta vez no hacerlo también? Para ello debemos partir de dos realidades que varían el impacto COVID-19 en el sector empresarial: por un lado, están las compañías que cuentan con un plan de continuidad de negocios y gestión de crisis como parte de su estrategia de contención a escenarios adversos y, por otro, las empresas que no contaban con uno. En ambos casos, es clave que la empresa sea flexible y se adapte rápidamente a las medidas que se van tomando desde el Gobierno Central. Para ello, las organizaciones deben establecer un plan que les permita gestionar el escenario cambiante en tres fases: Primero, el NOW, o el “ahora” que hace referencia a la crisis actual; segundo, el NEXT, o “lo siguiente” a la evolución de la crisis; y, finalmente, el “BEYOND” o lo que trasciende a después de la crisis.

¿En qué consiste cada fase?

1. Controlar el AHORA (NOW), o mejor dicho el responder: Es importante que las empresas prioricen la continuidad de la operación en áreas donde la interrupción abrupta -como la que se ha experimentado- tenga un alto impacto en el negocio y sus resultados. A pesar de no estar aún bajo control, es necesario perfilar las acciones inmediatas que permitan, en gran medida, retomarlo. Destaca el cuidar la liquidez, preservar el capital de trabajo, cuidar a la gente, renegociar con los proveedores y proteger la operación crítica.

2. NEXT o mantener el foco en la siguiente etapa de la crisis: estabilizar y recuperar. Al finalizar la etapa inicial de la crisis, se deben tomar acciones para resistir durante el periodo que se mantenga la crisis; para ello, la empresa debe estar en capacidad de adaptarse a los cambios y a la evolución de ésta, a fin de sostener a la compañía bajo la presión del siguiente paso. Destacan la reducción de costos, gestión de proveedores, aprovechar las estrategias fiscales y activar los reclamos de los seguros.

3. BEYOND es prepararnos para el “después de la crisis” y que nos permita transformar: Al finalizar la crisis se deben tomar acciones de reorganización y preparación de la empresa para que se enrumbe hacia un nuevo comienzo que implique un nuevo nivel de normalidad, ya que muchos cambios y acciones que se hayan dado durante la crisis se quedarán permanentemente. Es probable que se tenga que redefinir el modelo de negocio para aprovechar las oportunidades que traiga consigo la nueva coyuntura. Reporte financiero y relaciones con inversionistas destacan en esta fase.

¿Cómo priorizar las acciones durante la crisis?

En EY, hemos identificado 9 frentes de trabajo clave para alcanzar la resiliencia organizacional y conseguir una gestión de continuidad de negocios y de crisis eficiente que determine las acciones y planes de acción para cada una de las fases mencionadas anteriormente (NEXT, NOW y BEYOND). Si bien cada industria tiene diferentes necesidades, es necesario que las capacidades de la empresa se potencien con cada acción. Esquemáticamente, esas capacidades tienen las siguientes aristas:

a) ¿Qué opciones debo considerar para mitigar mi pérdida financiera?

Cuando se enfrenta una época de crisis, se debe hacer seguimiento continuo a las brechas de capital de trabajo. La caja de la empresa (y por extensión su cadena de pagos) estará siendo fuertemente afectada por la interrupción de las operaciones. Para contener este escenario se debe anticipar una potencial “rotura de caja” y definir la forma de financiamiento para subsanar esas brechas. Para ello, las empresas utilizan diferentes medidas para asegurar su liquidez:

(i) Mayor utilización de sus líneas de crédito; incluyendo factoring

(ii) Revisar y priorizar sus pagos, revisando los términos con sus proveedores, difiriendo compras o pagos en función de su urgencia para la operación y otras acciones vinculadas. Para cubrir esta necesidad, la cobranza se vuelve esencial; por tanto, se debe tratar de acelerar los cobros, ya que al igual que su empresa, muchas otras (como, por ejemplo, los clientes) se verán afectadas por la crisis. Estar dentro de un escenario adverso permite ver con claridad la interdependencia entre empresas, clientes, proveedores, colaboradores, entidades financieras. Cualquier renegociación de pagos debe evitar perjudicar de forma relevante a las diferentes contrapartes para no dañar las relaciones comerciales a mediano plazo.

(iii) Activar los reclamos a seguros, de existir y resultar aplicable

b) ¿Qué debo hacer para proteger la salud y el bienestar de mis colaboradores?

La situación que estamos viviendo amerita acciones eficientes y seguras para salvaguardar la salud de nuestros equipos de trabajo. Por ello, es importante establecer medidas necesarias que permitan identificar los focos potenciales de infección, poner en práctica los protocolos para tratarlos y proteger al resto del personal, el mantenimiento y seguimiento de los grupos de personas de riesgo, la comunicación interna acerca de la crisis y las acciones de seguridad que la organización sigue. Estos son algunos ejemplos de acciones que se pueden llevar a cabo a fin de tomar el control de la situación. El paso siguiente es establecer protocolos para que el personal pueda trabajar de forma segura como los implementos de seguridad recomendados: uso de mascarillas, desinfección periódica y contar con un manual de procedimientos en caso se necesiten equipos de reemplazo.

c) ¿De qué manera puedo administrar mi marca y seguir relacionándome con mis clientes si la interacción humana se percibe como una situación de riesgo?

Una vez que la empresa haya definido su plan de acción para controlar el impacto de la coyuntura en su empresa, es necesario que la gestión de la demanda venga de la mano con la comunicación. Es decir, la empresa debe mantener informados a sus clientes sobre las acciones que la está realizando para mantener a salvo las operaciones, así como explicar los procedimientos que se seguirán para atenderlos de manera segura. Por ejemplo, varias empresas han desarrollado nuevos canales de atención y venta al público; muchos de ellos son digitales y permiten seguir operando de forma segura; sin embargo, están expuestos a otros riesgos como la seguridad de la información, la capacidad de operación de sistemas y la capacidad de la red de distribución.

Al incrementarse el uso de los canales de venta digitales, aparecen otras necesidades para la empresa como que el modelo de distribución cambie y se evalúe continuamente el performance para ajustarlo. Si la empresa es un negocio de venta minorista, la capacidad de operación de las tiendas cambia a consecuencia del surtido de productos, el aforo permitido, la cantidad de personal disponible para atención en el establecimiento, las medidas de seguridad que se deben mantener. Asimismo, se debe realizar un análisis del consumo de producto y su disponibilidad, ya que durante la época de crisis los hábitos de consumo tienden a cambiar, basándose en la disponibilidad de los productos.

d) ¿Cómo puedo generar una reacción rápida si mis proveedores, materias primas y opciones de entrega dejan de ser viables?

En la situación actual, la cadena de suministros se ha visto seriamente afectada a raíz de quiebres de stock, limitada capacidad de reposición, centros de distribución cerrados, incapacidad de recibir o enviar productos o insumos, entre otros problemas. El primer paso es identificar los productos y materiales críticos para llevar a cabo los procesos comerciales o productivos de la empresa, entender sus interrelaciones y las capacidades de los proveedores. Algunas empresas, a fin de reducir costos, optan por desarrollar estructuras centralizadas reduciendo la cantidad de proveedores con los que se vincula. Ante la coyuntura del Covid-19, también están frente a la necesidad de diversificar proveedores y buscar productos sustitutos, dado el riesgo de que los proveedores pierdan su capacidad de abastecimiento de insumos, producción o distribución y se vean en la necesidad de paralizar sus operaciones a causa de la pandemia. De ser el caso en el que un proveedor no hubiese podido desarrollar centros de distribución y almacenamiento alternos y descentralizados, se verá obligado a distribuir su stock en los almacenes que tenga a disposición.

e) ¿Cómo impactan las decisiones del Gobierno en mis negocios?

Dado el Estado de Emergencia Nacional, el Gobierno viene emitiendo medidas y normas para gestionar los riesgos que acarrea la pandemia a fin de controlar la propagación del contagio. Esto ha ocasionado que se vean limitadas o suspendidas por completo, las actividades que se puedan realizar. Sin duda, esto tiene un impacto directo en la operación de las compañías y, por supuesto, en la economía; para ello, se van viendo normativas e incentivos tributarios. Lo recomendable para esto es que la empresa designe un responsable que se encargue de hacer seguimiento a las medidas emitidas por el Gobierno. Asimismo, se deben establecer reuniones periódicas para evaluar las medidas del Ejecutivo en beneficio de los negocios. De igual manera, se debe tener en cuenta las responsabilidades legales que se generan al aplicarse las normas que limitan la operación y establecer los controles para su cumplimiento.

Si algo nos queda claro para el sector empresarial es que esta crisis volverá usual lo inusual y que habrá una nueva normal, ya que los modelos de operación vigentes antes de la crisis se están modificado muy rápidamente; la forma de trabajo dependerá aún más de la tecnología, volviéndose más ágil y colaborativa y, sin duda, los modelos de negocio también cambiarán. Hoy más que nunca las empresas están poniendo a prueba su adaptabilidad, aquello que hasta hace poco podía identificarse como valor, hoy en día se ha convertido, o debería serlo, en un pilar del negocio. El Covid-19 llegó para acelerar la transformación en nuestras empresas y en nuestras vidas.