Comunicación Efectiva: Herramienta básica en las Organizaciones y los Líderes en el 2021

07:00 18 Enero, 2021

Edmundo Lizarzaburu Bolaños PhD. | Universidad Esan

En la actualidad, las personas, las empresas y autoridades en general, deben dar a conocer las acciones y el beneficio “tangible” derivado de las decisiones que se EJECUTEN o se vayan a TOMAR.

Hemos sido testigos, y a todo nivel, que una decisión mal comunicada, puede dejar de ser buena y convertirse no solo en una burla sino en una mala decisión, al no tener el compromiso de los agentes que participan en ella.

Actualmente, sea o no la segunda ola de la pandemia COVID 19 (pudiendo ser como dicen algunos expertos una ola gigante o tsunami), nos encontramos en una situación de mayor riesgo; sin embargo, la pregunta que todavía no se logra responder es:

¿Qué lecciones de la primera ola TENEMOS y cómo podemos aplicar este conocimiento para mitigar o prevenir los potenciales nuevos estragos?

En este aspecto, una lección que no debemos olvidar es la capacidad para poder tener información y saber COMUNICARLA.

Un error que no nos puede pasar ahora, es cómo se van a transmitir las acciones y sobre todo la prevención que debemos tener por la pandemia COVID 19.

Esto, sumado a otros aspectos que se presentan todos los años en nuestro país, y menciono algunos ejemplos a continuación:

  • En verano tenemos: matrícula de colegio, academias de verano, potenciales huaycos, lluvias intensas, inicio de campaña escolar, pago del impuesto a la renta, potencial recepción de la vacuna, y las elecciones, que esperemos se realicen en la fecha indicada. ¿Cómo se ha elaborado el flujo de caja para estas situaciones? ¿se tiene un “colchón financiero”?

A mediados de año, tenemos no solo el cambio de clima y los problemas del frío en las zonas alto andinas, sino además aspectos de inicio de campañas, inversiones y acciones para ir preparando el siguiente año. ¿Cómo estamos gestionando y coordinando las acciones para reducir aspectos de mortalidad, y mejorar la eficiencia del gasto? Por mencionar algunos aspectos esenciales.

Para que las empresas, organizaciones, personas y autoridades en general puedan planificarse de manera estratégica y financiera (que sea transversal), en la actualidad se recomienda poder desarrollar acciones PREVENTIVAS, implementando una cultura de PREVENCIÓN y de GESTIÓN INTEGRAL DE RIESGOS.

Para ello, contar con modelos de prevención resulta un factor diferenciador. Es necesario DARLO A CONOCER a todas las partes implicadas de manera directa o indirecta con la organización[1].

Poco servirá tener el mejor programa o modelo de prevención, si las partes, tales como socios de negocio, proveedores, colaboradores, empleados, clientes, consumidores, ciudadanos y usuarios web, no conocen los principios básicos en los que se sustenta y lo que se busca.

Por ejemplo, los valores y principios éticos de la organización con la que se relacionan, y que son aplicados en su día a día.

El modelo de prevención es un programa que las empresas deberían implementar para evitar no solo las sanciones (la Ley N°30424 y su reglamento) por parte de la persona jurídica ante delitos de cohecho activo transnacional realizado por una o más personas naturales; sino además para generar un cambio cultural (enfocado en procesos y riesgos) y pasar a la acción, para tener una mejor planificación financiera y un mayor conocimiento de las necesidades de los diversos grupos de interés.

 

En consecuencia, una adecuada comunicación con los Grupos de Interés o partes interesadas, tanto externos (las administraciones públicas–incluido el regulador y el poder judicial–, las asociaciones sectoriales o profesionales, entre otros) como internos (los representantes de los trabajadores, las funciones de la organización con cometidos vinculados o sinérgicos con el modelo de prevención, entre otros) se vuelve clave para poder tener “mapeadas” las acciones a ejecutar en situación como las actuales, de CRISIS e INCERTIDUMBRE.

A nivel de PYMES, una comunicación adecuada con los principales grupos de interés, constante, que contenga evidencia y sea trazable, permitirá tomar acciones preventivas para atender las necesidades de grupos de interés con los que las PYMES interactúan y forman parte del ciclo de negocio de la empresa. El resultado de ello será, por ejemplo, anticipar potenciales retrasos en los pagos y el aumento en los días de cobranza.

Mediante una correcta gestión, la organización, empresa o entidad podrá adoptar medidas eficaces para evitar los conflictos de interés, siendo una propuesta la segregación de funciones en la asignación de sus compromisos y responsabilidades.

Se espera que la función del modelo de prevención desarrolle tareas de interlocución con aquellos grupos de interés de la organización que tienen mayor interacción.

Podemos resaltar entre las actividades y requisitos más importantes del modelo de prevención, las siguientes:

 

Todo lo expuesto tiene un correlato con el objetivo de ser más eficiente en la lucha contra la corrupción, y por ello se emitió en enero del 2017 el Decreto Legislativo N°1253, el cual amplía la responsabilidad administrativa de las personas jurídicas implicadas en delitos de corrupción (entre ellos el cohecho activo transnacional).

Es necesario evidenciar desde un inicio la implantación del modelo de prevención de forma efectiva, por lo que es esencial su comunicación a todas las partes y a todo nivel.

La comunicación es vital, tanto así que también es considerada en paso importante en la gestión de riesgos bajo el enfoque ISO 31000:2018 y en el COSO (siendo en este último uno de sus componentes).

 

Sin comunicación, lo que puede pasar es que las acciones no se conozcan y por ende no se mitiguen los riesgos, lo que genera una sobre exposición de las empresas de cara a los riesgos.

Sin una adecuada comunicación, una empresa se vuelve reactiva y lo que se busca es que sea proactiva, que pase a la acción. Si empleamos una fórmula matemática, tenemos que si hacemos las cosas como están por un mes:

  • (1.00)^30 = 1.00 | El efecto es el mismo

Pero si comunicamos mejor, al menos un 0.01 o 1%, el efecto total en un mes de 30 días será mayor:

  • (1.01)^30 = 1.34 | El efecto es multiplicador.

En resumen, comunicar de manera preventiva no solo es decir las cosas, sino es PRIORIZAR, TRANSMITIR, RECONOCER y asegurar ENTENDIMIENTO por parte de TODOS los agentes que participan y generar ese efecto multiplicador positivo que tanto necesitamos.

[1] Esto, normalmente, es como resultado de un cambio en la cultura y en desarrollo de los procesos de la empresa.

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