Kodak Alaris: Cinco beneficios de convertir la oficina en un espacio sin papel

14:03 18 Octubre, 2017

Desde la invención de la máquina de escribir, el papel ha sido un actor fundamental de las organizaciones. A pesar de que el correo electrónico ha contribuido a la reducción de correspondencia física, la mayoría de los formatos, desde contratos hasta facturas y encuestas se siguen haciendo en papel. Por eso, tomar la decisión de eliminarlo en el trabajo es una tarea que requiere no sólo de un cambio en los procesos internos sino también un vuelco cultural.

Paulo Fernandes, director de Kodak Alaris en América Latina, indicó que su empresa ha acompañado a organizaciones de diferentes sectores a realizar este cambio de chip, el cual implica digitalizar los documentos existentes, crear tags inteligentes para encontrar fácilmente la información clave en ellos y ayudar a poner en marcha nuevos flujos de trabajo en los que las tareas que antes se hacían en papel pasen a hacerse digitalmente.

Y estos son los cinco beneficios tangibles que se ha detectado en empresas que deciden hacer el cambio hacia la oficina sin papel:

1) Optimización del uso del espacio: aunque es el más evidente, ¿sabe en realidad cuánto espacio ocupa en promedio el papel en las oficinas? Según la Asociación para el Manejo de la Información y las Imágenes (AIIM por sus siglas en inglés) el papel ocupa en promedio 15.3% del espacio en las oficinas y al aplicar políticas de utilización de formatos digitales, este se reduciría a 7.4% lo cual generaría una disminución del 8% en los costos generales de oficina. La asociación señala que los archivos exclusivamente electrónicos dividen por dos el espacio necesario para almacenar papel en cinco años.

2) Mejora la comunicación con el cliente (externo e interno): la respuesta rápida y acertada a los clientes se ha convertido en un factor clave para las organizaciones. No es un secreto que los consumidores actuales acuden a las redes sociales y a otros canales para reportar el buen o mal servicio y a pesar de que los call center están centralizados, es fundamental tener fácil acceso a correspondencia y documentos de los clientes para poder ofrecer respuestas acertadas.

3) Fácil acceso a los documentos y mayor movilidad de los empleados: la creciente tendencia hacia el teletrabajo da al empleado mayor flexibilidad y muchas veces mayor satisfacción laboral. Además de las soluciones de búsqueda inteligente de información digitalizada, hoy en día existen escáneres con aplicaciones que facilitan la transferencia de información a teléfonos inteligentes y tabletas, y permiten a los usuarios compartir capturas de información de forma: fácil, rápida, evitando errores y con la seguridad y privacidad que requiere la organización.

4) Simplificación de procesos: en América Latina no somos ajenos a procesos que pueden tomar días o inclusive semanas en completarse debido al papeleo que hace falta completar o recuperar, evitar atascos de información y poder movilizar los contenidos que llegan a la organización de manera eficiente es un gran motivo para dejar de lado el papel. El acceso a la información, poder compartirla fácilmente cuando sea necesario y responder rápidamente a los clientes al tener toda su historia a la mano, son grandes beneficios.

5) Ayuda al medio ambiente: sin duda el mayor beneficio es para el planeta. La producción y consumo de papel destruye millones de árboles cada año. Las medidas que tomamos día a día ayudan; pero, no son suficientes.

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