Lo tributario y la interrelación con las áreas de una empresa

Uno de los aspectos que más contingencias tributarias generan es la falta de comunicación y coordinación documentaria entre las áreas de una empresa.

Cada una, por lo general, entiende que sus funciones son importantes, y que pueden desarrollarse fuera de una conciliación de ideas y estrategias. Y nada más cercano al error involuntario y a una suerte de autosuficiencia efímera y que genera mañana muchas sorpresas en una eventual fiscalización…

Por ejemplo, el Departamento de Marketing desea captar nuevos clientes y lanza una campaña de promociones con lapiceros y gorros, sin considerar el límite que tiene el IGV para inafectar estas entregas, cual es el 1% de los ingresos netos de los últimos 12 meses hasta 20 UITs. Y realiza dichos traslados por más de ese tope, sin generar las boletas de venta respectivas para gravar el retiro de bienes. Contabilidad ni enterada del tema, y sólo aparece la ingrata sorpresa de una contingencia (tributo impago más intereses y una multa más intereses) en una revisión de SUNAT, después que la omisión se dio hace años atrás. Además la sorpresa es mayor pues como se sabe el IGV del retiro a pagar no es deducible para efectos del Impuesto a la Renta.

Otro caso muy frecuente: Recursos Humanos promueve cursos a los trabajadores y entrega de premios en reuniones de camaradería por el Día de la empresa… y no guarda respecto de los referidos cursos las constancias de asistencia o diplomas, y, en la entrega de premios, no genera la lista de ganadores de aquellos en un día tan especial. Llega la SUNAT y pregunta por la “fehaciencia” de los gastos generados y no se tiene sino la factura de la capacitación recibida y la relacionada a la compra del producto premiado, amén de una factura por el restaurante en donde se agasajaron a los mejores empleados.

Recursos Humanos probablemente actuó con diligencia en los documentos mínimos que ella creía que eran suficientes a tener en cuenta. ¿Pero esto es lo mínimo para probar por parte de la empresa (quien tiene dicho sea de paso la “carga de la prueba”) el gastos tributariamente deducible? En absoluto. Es una prueba referencial. Un indicio dirían los procesalistas. Y lo nefasto es que la SUNAT nos revisa 5 años para atrás en el Impuesto a la Renta (prescripción), y muchas veces es difícil recordar, por ejemplo, quiénes estuvieron aquella tarde en el bello restaurante donde se celebró un día tan especial que hoy se convierte en una pesarosa contingencia.

¿Qué faltó en todo esto? Nada que esté escrito en los libros y doctrinas. Consideramos que faltó diálogo, correlación inter-áreas, permanente aviso de las divisiones y sus respectivos gastos con el personal encargado de la Contabilidad o Finanzas, para generar los sustentos de erogaciones que en el momento de la auditoría son ya difíciles de probar ante el Fisco que sí “son propios del giro del negocio” (causalidad y fehaciencia). Múltiple jurisprudencia del Tribunal Fiscal también corrobora la necesidad de estas pruebas.

Llegará un día SUNAT y Contabilidad se verá inerme ante la presunción del gasto “no deducible”. Porque si bien es una presunción juris tantum (admite prueba en contrario), no mantiene sino la empresa un mínimo de pruebas como son las facturas de compra. Y la desesperación cunde, porque la prueba requerida en una fiscalización y no presentada en ella, no se puede después adjuntar en reclamación sino pagando la totalidad de la deuda, además de que debe tenerse en cuenta los riesgos que pueden generarse por responsabilidad solidaria de los administradores y/o la aplicación de una revisión por base presunta, si se cumplen los supuestos de los artículos 16° y 64° del Código Tributario.

Una empresa consecuente de estos riesgos, debería reunir a las áreas, y en un clima armónico indicar que ningún área desea estar por encima de la otra y explicarles entonces la importancia de una documentación ordenada y suficiente para efectos de probar ante SUNAT el gasto.

Crear formatos, llenar actas, guardar memos, no es llenarnos de papeles inocuos. Es haber tomado conciencia de que debemos probar con solvencia nuestro derecho a la deducción de un gasto, y reconocer que la Administración tiene un derecho también legítimo de acotarnos si no se le convence de que el gasto nació y generó menor base tributable.

¡A generar entonces conciencia tributaria en las áreas de la empresa!.