Mejorando el Entorno de Negocios

por EY (antes Ernst & Young)

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En Perú, Paulo Pantigoso, Country Managing Partner, lidera un equipo multidisciplinario que combina la fortaleza de una firma global, y el conocimiento local, para brindar soluciones a la medida de un mercado diverso y en crecimiento.

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En la siguiente columna, EY compartirá el conocimiento y análisis de su equipo sobre distintos temas de interés del mundo empresarial.

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Facturación electrónica: desafíos y oportunidades

15:10 11 Agosto, 2014 /

Por: Verónica Febres - Socia de Impuestos de EY

A partir del 1 de octubre de 2014, 239 empresas estarán obligadas a emitir electrónicamente sus facturas, boletas de venta, notas de débito y notas de crédito; para lo cual, podrán emplear alguno de los aplicativos que vienen ofreciendo ciertas compañías especializadas, u optar por desarrollar el proceso de emisión electrónica “in house”, explotando las funciones y propiedades que les ofrecen sus propios sistemas.
La Administración Tributaria ha mencionado en diversos foros que es probable que el referido plazo no sea prorrogado y ha anunciado también –extraoficialmente- que antes de fin de año se publicaría una segunda relación con aproximadamente 1,000 empresas que deberán implementar procesos de emisión electrónica desde sus sistemas antes del cierre del ejercicio fiscal 2015.

Para ser declaradas aptas para emitir facturas electrónicas, las empresas obligadas deberán pasar previamente por un proceso de homologación que consta de 98 pruebas, y que puede llegar a tener una duración que varía entre 1.5 y 4 meses, dependiendo de la flexibilidad o complejidad de los sistemas y procesos operativos de la empresa, pero especialmente, del involucramiento temprano en el proyecto de todas las áreas de la compañía que podrían verse impactadas con el nuevo proceso de facturación.

 

Proceso de implementación

Una planificación adecuada del proyecto es crítica. Suele tenerse la idea –desde nuestro punto de vista, errada- que el proceso de implementación y puesta en operación del sistema de emisión electrónica de comprobantes de pago debe ser liderado por el área de tecnologías de la información, y que en todo caso, corresponde al área de contabilidad e impuestos señalar las especificaciones técnicas que han de tenerse en cuenta.

A nuestro modo de ver, el proyecto debe ser liderado por funcionarios que pertenezcan a niveles jerárquicos que cuentan con capacidad de decisión y debe involucrar, además, a actores de las áreas de operaciones, comercial, logística, tesorería u otras que tuvieran que verse en la necesidad de mejorar o implementar procesos operativos para poder ajustarse a los plazos y requerimientos legales señalados por las normas que regulan el nuevo proceso de facturación electrónica.

Además, hemos notado que las empresas están abocadas a la tarea de implementar el proceso de emisión electrónica, pero que no se han ocupado aun de revisar si los procesos comerciales, operativos y fiscales que se verán afectados en lo que se refiere a su rol de comprador y usuario de facturas electrónicas. Por ejemplo, se deben revisar las posiciones técnicas adoptadas respecto al ajuste de las operaciones y a la oportunidad en que podrá hacerse uso del crédito fiscal, así como revisar si el proceso de traslado de bienes se verá impactado.

Téngase en cuenta que las guías de remisión seguirán siendo documentos físicos y que los proveedores designados para emitir facturas electrónicas no podrán utilizar los formatos físicos actuales de original y dos copias para respaldar sus operaciones, salvo en casos fortuitos o de fuerza mayor que aún no han sido definidos.

 

Facturas físicas sin valor

En efecto, en principio las facturas físicas -tal y como las conocemos actualmente- ya no tendrán valor legal para sustentar gasto, costo y crédito fiscal respecto de adquisiciones que se realicen a empresas designadas como emisores electrónicos.  Dicho esto, se debería revisar si en la lista de obligados está comprendido algún proveedor de bienes o servicios que pudieran ser críticos para la operación de la empresa, pues podría ser conveniente conocer el grado de avance de su proceso de emisión.

Por lo expuesto, pensamos que la falta de identificación oportuna de los impactos que el proceso de emisión electrónica podría tener sobre los procesos de compra, pagos, cobranza, traslado de bienes, entre otros; es crucial para evitar que se afecte la operatividad del negocio.

Desde nuestro punto de vista, la falta de planificación representa el mayor riesgo en esta coyuntura. Un error común es concentrar la atención solo en el proceso de homologación y olvidar que la puesta en operación del nuevo sistema de emisión constituye quizá el mayor reto por enfrentar.

La elaboración anticipada de un plan de mitigación y de acción podría representar incluso un ajuste en el costo del proyecto, el cual en nuestra experiencia excederá al valor del software que se necesita para emitir facturas electrónicas, en la medida que aquel involucra al menos el reordenamiento de las prioridades del área de sistemas y la inversión de horas-hombre del personal de las áreas de la empresa que deberán participar del mismo.

 

Sistema sin dificultad

Cabe indicar que operativamente el sistema no ofrece mayor dificultad. El proveedor emitirá la factura desde su sistema y remitirá la misma al cliente adjunta a un correo electrónico, quien podrá rechazarla en el plazo de 9 días hábiles, únicamente si verifica que su nombre o que la descripción de los bienes o servicios materia de la operación están errados. En tal caso, el vendedor emitirá una nota de crédito electrónica para anular el comprobante de pago dentro de los primeros quince días hábiles del mes siguiente.

En simultáneo, el proveedor debe enviar por correo electrónico a la SUNAT un ejemplar de la factura electrónica en formato XML en un plazo máximo de siete días calendario. La SUNAT validará el comprobante y emitirá un certificado (CDR), que concederá valor y eficacia legal a la factura.

Adicionalmente, el vendedor deberá mantener copia de la factura a disposición de su cliente en un portal de Internet por el plazo de un año, que deberá ser elaborado bajo especificaciones técnicas que aseguren que las facturas no podrán ser modificadas y que solo podrán ser visualizadas por las personas a quienes han sido emitidas.

A su favor, el sistema de emisión electrónica de comprobantes de pago permitirá a los contribuyentes mitigar el impacto ambiental asociado al empleo de papel bajo el actual proceso de otorgamiento físico de facturas, así como reducir los costos de impresión, ensobrado, distribución y almacenamiento de estos documentos.

Asimismo, el proceso facilitará la atención de las fiscalizaciones de la SUNAT, pues las empresas ya no tendrán que destinar ingentes “horas-hombre” a la tarea de buscar y organizar las facturas que sustentan sus adquisiciones, y a su vez, permitirá a la SUNAT fortalecer el control que ejerce sobre los contribuyentes, a través de los cruces mensuales que podrá efectuar rápidamente de la información proveniente de las declaraciones telemáticas, los libros electrónicos, los depósitos bancarios por concepto de las detracciones y de las facturas electrónicas.

 

Ventajas

El sistema ofrece además la ventaja de permitir que el contenido de los comprobantes de pago pueda adaptarse mejor a los requerimientos del cliente, o que se ajuste flexiblemente a las necesidades particulares de cada giro de negocio, e incluso hay quienes advierten que el uso de facturas electrónicas podría dar pie al desarrollo de nuevos negocios, como por ejemplo, la venta de publicidad.

A pesar de las dificultades y costos que están asociados a la implementación el sistema de emisión electrónica, consideramos que el balance final de esta iniciativa del fisco será positivo, pues serán mayores las ventajas que ofrecerá a los contribuyentes en el mediano plazo. Basta con mirar los resultados obtenidos por países como Chile y Brasil, de quienes la SUNAT ha tomado aprendizajes y experiencias a lo largo del proyecto. La retroalimentación obtenida durante el programa piloto ha servido también para que el fisco incorpore ajustes al proyecto original en aras de facilitar y promover la migración paulatina y ordenada de los contribuyentes hacia un proceso de emisión de comprobantes de pago acorde con el desarrollo y modus operandi de los negocios en el marco de la era digital.

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